Welche konkreten HR Dienstleistungen beziehen Sie und was sind die Gründe dafür?
Von Avenir beziehen wir die Kontrolle und Qualitätsprüfung der Lohnverarbeitung inklusive der Jahresendarbeiten von aktuell acht Geschäftsbereichen. Da ich im Bereich HR als Einzelmaske agiere, bedeutet die Zusammenarbeit für mich eine Entlastung und die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Avenir als externer Anbieter?
Unkompliziert, effizient und auf Augenhöhe. Nach dem Kennenlernen und der Absprache, wie eine mögliche Zusammenarbeit aussehen könnte, haben wir die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt. Ich übernehme die Lohnverarbeitung, welche im Anschluss von Avenir kontrolliert und abgeschlossen wird.
Worin sehen Sie den Mehrwert in unserer Zusammenarbeit?
Ich bleibe im Lead und behalte den Überblick. Dennoch pflege ich den persönlichen Kontakt zu den Mitarbeitenden und bin weiterhin gefordert, mich über Neuerungen zu informieren. Im Prozess werde ich von einer Avenir Expertin begleitet und kontrolliert, wir pflegen einen kollegialen
Austausch. Sollte ich krankheitsbedingt ausfallen, ist auch weiterhin die Lohnzahlung gewährleistet. Gleichzeitig steht unseren Mitarbeitenden eine kompetente Ansprechperson zur Seite, in meinem Fall Frau Janett Torge. Der Mehrwert für eine Zusammenarbeit mit Avenir liegt im Know how und dem breiten Kenntnisstand, um einen gesamten „HR Life Circle“ (Eintritt Betreuung Austritt) innerhalb einer Unternehmung abzudecken.
Wie stufen Sie den Fortschritt der Digitalisierung im Outsourcing ein? Wo gibt es Potenziale der Weiterentwicklung?
Die Corona Pandemie hat aufgezeigt, in welchen Bereichen wir schneller in die digitale Zukunft schauen müssen. Speziell in der Rekrutierung müssen Prozesse rascher abgewickelt sowie neue Wege und Methoden getestet werden. Für das Employer Branding wird Social Media immer
wichtiger. Die HR Administration und die Lohnverarbeitung sind der Grundstein. Insgesamt werden die Aufgaben immer vielfältiger.
Das HR der Zukunft wird verstärkt als Change Agent und Sparring Partner agieren. Mit der Einführung des Programms Abacus 2019 wurden im HR Bereich die wichtigsten Prozesse verschlankt und digitalisiert. Alle Mitarbeiterakten, das Absenzenmanagement, die Arbeitszeit und Spesenerfassung, das HR Controlling und die Rekrutierung sind digital in einem Programm kumuliert. Dies vereinfacht natürlich auch die Zusammenarbeit mit Avenir, da auf keine Dokumente per E Mail oder weitere Kommunikationsmittel zurückgegriffen werden muss. Der Datenaustausch findet in Abacus über geteilte Ordner statt.
Worauf muss ein Unternehmen achten, wenn eine Auslagerung in Betracht gezogen wird? Welche zentralen Punkte gilt es zu berücksichtigen?
Sicherheit, Qualität, Quantität und Preis (umfangreiches Wissen, neuester Stand, Zukunftsblick, Stellvertretung) sind wichtige Elemente. Darüber hinaus ist es zentral, dass eine vertrauensvolle und verbindliche Zusammenarbeit mit dem externen Anbieter besteht, da wir uns im People Business bewegen und es um sensible Daten geht. Die Bereitschaft zur flexiblen Übernahme von zusätzlichen Aufgaben und zeitgemässen Lösungsansätzen waren für uns ebenso wichtige Eckpfeiler für eine Auslagerung.
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