Ausgangslage
Die Hirslanden-Gruppe hat ein beeindruckendes Wachstum hinter sich und auch in Zukunft will die Gruppe in der Schweiz weiterwachsen. Dadurch stieg über die Jahre auch die Zahl der zu erstellenden Arbeitszeugnisse. Aufgrund des schwankenden Volumens und des Wunsches nach einem modernen Prozess hat sich die Hirslanden-Gruppe im Dezember 2018 an Avenir gewandt.
Lösung
Als Marktführer im Bereich Arbeitszeugnisse hat Avenir innerhalb einer Woche ein Team bei Hirslanden vor Ort installiert, welches in der ersten Phase das aufgelaufene Zeugnis Volumen abgearbeitet hat. In der Phase zwei hat Avenir zusammen mit Hirslanden den bestehenden Zeugniserstellungs-Prozess optimiert. Im Sommer 2019 entschied Hirslanden, die Zeugniserstellung per Dezember 2019 ganz an Avenir auszulagern. Dazu wurde die Avenir Zeugnislösung eingeführt – abgestimmt auf die Bedürfnisse von Hirslanden.
Seit diesem Zeitpunkt erstellt das Avenir Team vor Ort bei Hirslanden die Arbeitszeugnisse, basierend auf einem vollkommen digitalen Prozess.
Die Zeugnisse werden aufgrund der Mutationen im HRIS automatisch angestossen. Die Vorgesetzten und Mitarbeitenden werden mittels des hinterlegten Workflows effizient in den Prozess eingebunden. Am Ende werden die Zeugnisse digital signiert, automatisch per E-Mail an den Mitarbeitenden gesendet und ebenfalls automatisch im elektronischen Personaldossier abgespeichert.
Ergebnis
Das Avenir Team kann flexibel auf schwankendes Volumen reagieren und die Arbeitszeugnisse immer innerhalb der vereinbarten Zeit erstellen. Der gesamte Zeugniserstellungsprozess konnte standardisiert werden und die Aufwände für Vorgesetzte, HR und Zeugnisfachkräfte wurden durch den digitalen Workflow stark gesenkt.
Kundenfeedback
Barbara Schuler, Leiterin HR Shared Services bei Hirslanden:
„Die Hirslanden erstellt über 250 Zeugnisse pro Monat, wir befinden uns also in einem Massengeschäft. Aufgrund des grossen Volumens haben wir uns entschieden, diesen sehr operativen HR Prozess auszugliedern und uns auf HR Kernprozesse zu fokussieren.
Mit der Avenir Zeugnislösung ist es uns gelungen, den Zeugnisprozess moderner und komplett digital zu gestalten. Der Mehrwert für die Linie sind das neue benutzerfreundliche Cockpit, der Aufgabenkatalog pro Funktion und die Möglichkeit, angepasste Vorlagen bei sich direkt im Tool abzuspeichern. Zudem wird der Mitarbeiter neu in den Prozess mit einbezogen, in dem er / sie den Entwurf vor der Finalisierung direkt im Tool anschauen kann.“
