Der Prozess beginnt immer mit der Stellenbeschreibung, ungeachtet dessen, ob es sich um eine neue oder bereits bestehende Stelle handelt. Bei Letzterer besteht die Chance für Anpassungen, beispielsweise können Aufgaben entfernt oder hinzugefügt werden, sowie Verantwortlichkeiten anders beschrieben werden. Eine neue Stelle soll zuerst im Groben geplant werden und mit Einbezug der Teamkollegen/ Innen weiter im Detail erarbeitet werden (Dacorogna-Merki, 2003). Ein grundlegender Schritt ist dabei, sich bewusst zu werden, welche Kompetenzen für die vakante Stelle ausschlaggebend sind. Der/die optimale Kandidat/In weist eine möglichst hohe Passung mit den Kompetenzen des Stellenbeschriebs auf. Aufbauend auf den definierten Kompetenzen wird der Leitfaden für das Interview erstellt. Es lohnt sich, den Leitfaden anhand eines wissenschaftlichen Prinzips zu kreieren, wie beispielsweise mit der SPSS-Methode von Helfferich (2011). Das strukturierte Interview hat gegenüber dem unstrukturierten einen klaren Vorteil; beispielsweise können Kandidaten durch das Stellen derselben Fragen querverglichen werden (Dacorogna-Merki, 2003). Auch lassen sich die beurteilenden Personen weniger vom Erscheinungsbild der Bewerberin oder des Bewerbers beeinflussen und Beobachtungs- sowie Beurteilungsfehler werden minimiert (Schuler, 1993; Stelzer-Rothe, 2002). Gemäss Schuler (2002) weisen strukturierte Interviews eine höhere prognostische Validität und Vorhersagekraft für den Berufserfolg als die unstrukturierten auf.
Die richtigen Fragen stellen
Es lohnt sich, Zeit in die Fragenformulierung zu investieren. Dabei gibt es einiges zu beachten. In folgender Tabelle werden drei Fragetypen aufgelistet.
Das Multimodale Interview (MMI)
Grundsätzlich gilt, dass der trimodale Ansatz – Konstrukt, Simulation und Biografie – am meisten abdeckt und die valideren Aussagen generiert. Anhand dieses Ansatzes wurde das Multimodale Interview (MMI) im Jahre 1992 von Schuler konstruiert. Ein Pluspunkt des Verfahrens ist, dass es mit mittlerem Trainingsaufwand erlernbar ist und danach verwendet werden kann, ohne dass die Qualifikation des Interviewers das Ergebnis beeinflusst. Zudem werden mit der Konstruktion einige Punkte bereinigt, wie die Überbewertung negativer Informationen, emotionale Einflüsse auf die Urteilsbildung oder die Höhergewichtung früher Gesprächseindrücke (Schuler, 2002). Das MMI umfasst acht Phasen (vgl. Abbildung 1), darin enthalten sind unter anderem situative und biografische Fragen. Auf diesem Modell aufbauende Interviews sind ökonomisch anwendbar, zumal diese in durchschnittlich 45 Minuten durchführbar sind. Ob das Interview von einer oder mehreren beurteilenden Personen durchgeführt wird, hängt vom Zweck und der Struktur ab (Schuler, 2002).
Weitere Überlegungen ergeben sich, sobald die Antworten bewertet werden und eine Entscheidung gefällt wird. Beim MMI oder ähnlichen Verfahren gibt es klare Vorgaben, wie die Bewertung zu erfolgen hat. So werden bei jeder situativen Frage die Beispielantworten verankert, die Hinweise zur Bewertung geben (Schuler, 2002).
Taylor und O’Driscoll (1995) empfehlen, die Antworten zu den biografischen Fragen nach einer fünfstufigen Skala zu bewerten, von 1 (weit unter den Anforderungen) bis 5 (weit über den Anforderungen). Die Entscheidung über die Eignung der Kandidatin oder des Kandidaten sollte sich an den gestellten Anforderungen orientieren und allenfalls einen Vergleich mit der Leistung der anderen Bewerbenden hervorbringen (Schuler, 2002). Als Recruiterin oder Recruiter sollten Sie Ihre Erfahrungen nutzen und reflektieren, ob die Intuition hinzugezogen werden sollte. Es gilt zu betonen, dass die Persönlichkeit der Bewerber/Innen oft eine wichtigere Rolle spielt als Fachkenntnisse. Ziehen Sie in Betracht, geeignete Bewerber/Innen aufgrund ihrer Persönlichkeit einzustellen, weniger aufgrund von «harten» Fähigkeiten. – Diese können allenfalls entwickelt werden, die Persönlichkeit einer Person ist hingegen gegeben und kaum veränderbar (Dacorogna-Merki, 2003).
Zwischen den Zeilen lesen bzw. hören
Wir empfehlen, nebst dem strukturierten Interview, Folgendes:
Finden Sie heraus …
… ob sich die Person über Ihr Unternehmen informiert hat.
… welche Motive die Person hat, um sich auf diese Stelle zu bewerben.
… was der Person an Ihrem Unternehmen gefällt.
… kann die Person konkrete Beispiele nennen oder sind es reine Floskeln?
… welche Bedingungen der Person wichtig sind, um motiviert zur Arbeit zu kommen.
… welche Organisationskultur für die Person wichtig ist.
… ob die Person Fragen hinsichtlich der Stelle hat.
Verwendet die bewerbende Person Absolutismen wie «Ich bin immer motiviert und effizient oder nennt floskelhafte Schwächen wie «Ich bin ungeduldig», verfolgen wir folgenden Grundsatz: Die Leute sagen, wie und was sie sind, wenn wir genau hinhören. So sollte bei einer Person, welche von sich behauptet, immer motiviert zu sein und während der Arbeitszeit nie auf sozialen Netzwerken zu verkehren, genauer hingehört und zu verstehen versucht werden, was hinter dieser Aussage stecken kann. Beispielsweise könnte die Person dadurch ihre hohe Einsatzbereitschaft zum Ausdruck bringen wollen. Denn die Arbeitsmotivation hat Einfluss darauf, wie engagiert die Arbeit erledigt wird. Diese setzt sich aus der Person und deren Motiven, der Situation und deren Merkmalen sowie den daraus resultierenden Anreizen zusammen (Kauffeld, 2018). So wird deutlich, dass für eine möglichst hohe Motivation eine gute Passung von einzustellender Person und Stelle anzustreben ist. Mit Erfahrung, strukturiertem Vorgehen, genauem Hinhören und einer Prise Intuition, werden sie die passende Person für ihre zu besetzende Stelle finden.
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